Preguntas frecuentes sobre las actas y las copias informativas

Para comprar una copia certificada de un registro de nacimiento, defunción, nacimiento con resultado dep parto muerto, o defunción fetal, se requiere lo siguiente para todas las solicitudes:

1. un formulario de solicitud con la información requerida;
2. documentación que demuestren la identidad;
3. documentación que demuestren la relación de parentesco elegible;
4. tarifas aplicables

Información requerida para solicitar un acta de defunción o defunción fetal:

• nombre y apellido(s) de la persona fallecida;
• fecha aproximada de defunción (mes y año);
• ciudad o condado en donde ocurrió la defunción.

• Nombre y apellido del titular del acta
• Nombre y apellido de la persona que dio a luz
• Fecha del parto
• Ciudad o condado donde fue el parto

Información requerida para solicitar una copia certificada de un registro defunción es la siguiente::

• Nombre y apellido(s) de la persona fallecida;
• Fecha aproximada de defunción (mes y año);
• Ciudad o condado en donde ocurrió la defunción.

Las copias informativas no certificadas de los registros de nacimiento y defunción están disponibles para cualquier persona que complete un formulario de solicitud con la información requerida y pague las tarifas correspondientes.

Información requerida para obtener una copia informativa no certificada de un acta de nacimiento:

• nombre, segundo nombre y apellido(s) del titular del acta;
• nombre y apellido(s) de los padres que constan en el acta;
• fecha de nacimiento (mes, día, año);
• ciudad o condado en donde ocurrió el nacimiento.

Información requerida para obtener una copia informativa no certificada de un acta de defunción:

• nombre y apellido(s) de la persona fallecida;
• fecha aproximada de defunción (mes y año);
• ciudad o condado en donde ocurrió la defunción.

La nueva ley de registros vitales no implementó cambios en la solicitud de actas de matrimonio y divorcio. Las actas de matrimonios y divorcios desde 1968 hasta el presente se pueden comprar en la Oficina de Registros Vitales del Departamento de Salud del Estado de Washington. Cada solicitud debe presentar un formulario de solicitud con la información requerida y pagar las tarifas correspondientes.

Información requerida:

• nombre y apellido(s) de una de las personas que consta en el registro;
• fecha aproximada en la que ocurrió el acontecimiento (mes, día, año);
• ciudad o condado en donde se registró el acontecimiento.

No se implementaron cambios en la solicitud de certificados de soltería. Tenga en cuenta que la tarifa aumentó a $25. Para obtener más información, visite la página web sobre el certificado de soltería.

Los requisitos para solicitar un acta de nacimiento gratuita para las personas sin hogar son los mismos que los del acta de nacimiento, pero la solicitud la envía una agencia gubernamental o un proveedor de servicios para personas sin hogar que trabaja en su nombre al Departamento de Salud del Estado de Washington.

Requisitos:

• formulario de solicitud con la información requerida;
• documentación de identidad;
• prueba de elegibilidad (DOH 422-178)(PDF) (certificado con membrete oficial que afirma que la persona cumple con la definición de persona sin hogar y vive en el estado de Washington);
• enviarlo por correo al Departamento de Salud del Estado de Washington (no está disponible en línea, por teléfono ni en persona).

Para comprar un acta de nacimiento o defunción, debe proporcionar la información requerida. En la solicitud, debe proporcionar todas las variaciones que puedan figurar en el acta debido a una enmienda, cambio de nombre legal o la determinación de la paternidad. Consulte con los miembros de la familia para obtener más información y verifique si existen discrepancias entre la información que proporciona y lo que puede figurar en el acta.

Los solicitantes calificados para obtener las actas de nacimiento son los siguientes:

• titular del registro (persona que compra su propia acta de nacimiento);
• cónyuge o pareja de hecho;
• padre o madre, padrastro o madrastra, o tutor legal;
• hijo(a) o hijastro(a);
• hermano(a);
• abuelo(a) o bisabuelo(a);
• nieto(a);
• representante legal;
• representante autorizado;
• agencia gubernamental o tribunales, si el acta de nacimiento se utiliza para funciones oficiales.

Solo la persona que dio a luz y que figura en el registro de defunción fetal puede obtener el acta de nacimiento con resultado de parto muerto.

Los solicitantes calificados para obtener las actas de defunción completas son los siguientes:

• cónyuge o pareja de hecho de la persona fallecida;
• padre o madre, padrastro o madrastra, o último tutor legal antes de la defunción;
• hijo(a) o hijastro(a);
• hermano(a);
• abuelo(a) o bisabuelo(a);
• nieto(a);
• representante legal;
• representante autorizado;
• pariente cercano, solo si ninguna otra persona de esta lista está viva;
• director de funeraria o empresa funeraria que figura en el acta (dentro de los 12 meses a partir de la fecha de defunción);
• agencia gubernamental o tribunales, si el acta de defunción se utilizará para funciones oficiales.

Los solicitantes calificados para obtener los extractos de actas de defunción son los mismos que para las actas de defunción completas, además de estos otros solicitantes calificados:

• aseguradora o agente de seguros de título a cargo de llevar a cabo una transacción de bienes inmuebles;
• persona que demuestra que el acta es necesaria para una determinación sobre la defunción o la protección de un derecho personal o de propiedad vinculado a la defunción.

Los solicitantes calificados para obtener las actas de defunción fetal son los siguientes:

• padre o madre;
• hermano(a);
• abuelo(a);
• representante legal del padre o la madre;
• representante autorizado;
• director de funeraria o empresa funeraria que figura en el acta (dentro de los 12 meses a partir de la fecha de defunción fetal);
• agencia gubernamental o tribunales, si el acta de defunción fetal se utilizará para funciones oficiales.

Un representante autorizado es una persona que se encuentra autorizada a recibir un acta:

• que aparece identificada en un formulario notarizado y firmado por un solicitante calificado; o
• que es un agente identificado en un poder notarial.

La documentación admitida como prueba de elegibilidad es la siguiente:

• copias de registros vitales, como actas de nacimiento o matrimonio, emitidas en este u otro estado, que vinculen al solicitante con el registro solicitada;
• copias de órdenes judiciales certificadas que vinculen al solicitante con el acta solicitada (p. ej., órdenes judiciales de tutoría legal o que establezcan a una persona como padre de acogida);
• documento o carta de una agencia gubernamental o tribunal donde se indique que el acta se usará para cumplir funciones oficiales (solo para agencias gubernamentales o tribunales);
• documento o carta de la aseguradora o agente de seguros de título a cargo de una transacción en representación de la persona fallecida (solo para los extractos de actas de defunción).

Consulte la documentación admitida como prueba de elegibilidad (DOH 422-178)(PDF) para ver ejemplos de cómo puede demostrar un parentesco o vínculo calificado.

Si no es uno de los solicitantes calificados que figuran en la lista, puede acceder a la información de los registros vitales de diferentes maneras, como las siguientes:

• comprar una copia informativa no certificada de un registro de nacimiento y defunción;

• convertirse en un representante autorizado a través de un formulario notarizado y firmado por un solicitante autorizado o un agente identificado en un poder notarial; o
• solicitar los registros históricos directamente al Departamento de Archivos Estatales.

Para comprar un acta de nacimiento o defunción, debe presentar la documentación que demuestre que es un solicitante calificado. Es posible que deba comprar actas de otros estados que lo vinculen con el registro que desea solicitar al estado de Washington.

Si no puede demostrar que es un solicitante calificado, puede acceder a la información de los registros vitales de diferentes maneras, como las siguientes:

• comprar una copia informativa no certificada de un acta de nacimiento y defunción;
• convertirse en un representante autorizado a través de un formulario notarizado y firmado por un solicitante autorizado o un apoderado identificado en un poder notarial;
• solicitar los registros históricos directamente al Departamento de Archivos Estatales. (Este enlace permite acceder a una página web solo en inglés).

Tenga en cuenta que tendrá 30 días a partir de la fecha en que la Oficina de Registros Vitales solicite información adicional. Para evitar el rechazo y la cancelación de su solicitud sin derecho a un reembolso, debe presentar la documentación requerida dentro de los 30 días calendario.

La documentación de identidad admitida es la siguiente:

• un documento de identidad emitido por el Gobierno, que no haya vencido hace más de 60 días; o
• si no tiene un documento de identidad emitido por el Gobierno, al menos dos documentos de la lista alternativa.

Consulte la lista de documentación admitida como prueba de identidad (DOH 422-177)(PDF)

Para comprar un acta de nacimiento o defunción, debe proporcionar documentación de identidad. La documentación de identidad admitida es la siguiente:

• un documento de identidad emitido por el Gobierno, que no haya vencido hace más de 60 días; o

si no tiene un documento de identidad emitido por el Gobierno, al menos dos documentos de la lista alternativa. Consulte la lista de documentación admitida como prueba de identidad (DOH 422-177)(PDF).

Si no puede demostrar su identidad, puede acceder a la información de los registros vitales de otras formas, como las siguientes:

• verifique con los miembros de la familia que tengan un parentesco o vínculo específico con el titular del acta y puedan demostrar su identidad para que soliciten el acta por usted;
• comprar una copia informativa no certificada de un acta de nacimiento o defunción;
• solicitar los registros históricos directamente al Departamento de Archivos Estatales. (Este enlace permite acceder a una página web solo en inglés).

La tarifa para adquirir una copia informative certificado o no certificada de un registro vital es $25. Es posible que se apliquen tarifas de servicio adicionales según el tipo de solicitud y el método de envío.

• La tarifa base para una copia informativa certificada o no certificada es $25.
• Las solicitudes realizadas por teléfono o en línea tendrán una tarifa administrativa de $7 (cuando se soliciten actas al Departamento de Salud) y una tarifa de VitalChek de $8.50 (en todo el estado). Tenga en cuenta que el cuestionario de identidad opcional de VitalChek tiene un costo de $3.00 y se agrega a la tarifa de VitalChek, por lo que el total pasa a ser $11.50.
• Las solicitudes realizadas en persona tendrán una tarifa administrativa de $13.50 y una tarifa de VitalChek de $2.50 cuando las actas se soliciten al Departamento de Salud una vez que se reanuden los servicios en persona.
• Si realiza la solicitud en una jurisdicción local de la salud, las tarifas pueden variar. Consulte a la jurisdicción local de la salud donde hará la solicitud con respecto a las tarifas adicionales.

Nota importante: No se harán reembolsos en caso de que no se pueda encontrar un acta o si la documentación que suministró no demostró que fuera elegible para recibir un acta de nacimiento, defunción, Nacimiento con resultado de parto muerto, o defunción fetal.

La nueva ley de registros vitales autoriza al Departamento de Salud y a las jurisdicciones locales de la salud a emitir registros vitales específicos de forma gratuita en determinadas circunstancias. Estas circunstancias son las siguientes:

• el uso de un registro vital en relación con un reclamo de compensación o pensión pendiente ante la Administración de Veteranos;
• la muerte de un delincuente sexual, para el uso por parte de una agencia del orden público a fin de mantener una base de datos registrada de delincuentes sexuales;
• la muerte de cualquier delincuente, para el uso por parte de un funcionario del condado o un tribunal en el estado de Washington a fin de eliminar la obligación financiera legal del delincuente;
• la solicitud de un acta de nacimiento para personas sin hogar que viven en el estado de Washington (solo por parte del Departamento de Salud).

No. Las oficinas de registros vitales del estado de Washington no realizarán ninguna búsqueda o verificación de los registros vitales. Debe enviar una solicitud completa y realizar el pago para obtener un registro vital.